Hace poco mi mujer y yo asistimos a un evento “puertas abiertas” de un posible colegio para nuestro hijo mayor. La jornada nos pareció muy interesante y he aprovechado la ocasión para apuntar lo que podrían ser los 7 errores más comunes a la hora de hacer este tipo de evento.

Las “puertas abiertas” son una herramienta muy potente para promocionar tu centro. Es una ocasión única de mostrar a la gente el interior de tus instalaciones y comunicar tu pasión y entusiasmo dentro de tu Escuela. Sabemos que lo que se ve en la fachada de tu Escuela no siempre transmite todo lo bonito que hay dentro.

Y recuerda el teorema básico

0 visita = 0 cliente

Así que manos a la obra para repasar los 7 errores a evitar:

1. Escatimar sobre la publicidad de tu evento

Asegúrate de difundir adecuadamente la información de tu evento: Folletos, carteles, publicidad en revistas, anuncios en Google, correos a la gente del barrio. Haz lo que suele funcionar mejor según tu experiencia en tu zona. Pero cuidado con los folletos o anuncios ya que llevan tu imagen, así que nunca buzonees fotocopias o folletos demasiados pequeños. Tampoco uses un viejo dibujo para una publicidad en una revista. Hacer un diseño bonito para tu publicidad será un dinero muy bien invertido. Tener en tu página web un apartado “puertas abiertas” con detalles de tu evento es también fundamental.

2. No dar a la gente una información completa de lo que ofrece tu Escuela con precios y condiciones

Las personas que te visitan tienen que irse de tu Escuela con una idea clara de lo que ofreces y cuáles son tus diferencias. No olvides recibirles de una forma adecuada (ver el artículo sobre cómo hacer que tus visitas sean exitosas) y sobretodo explica tus servicios y presenta las tarifas asociadas.

3. Dejar que la gente vaya a cualquier sitio sin ser acompañados.

“Puertas abiertas” no significa “descontrol”. En cuanto lleguen los padres, asegúrate de formar grupos de 3 o 4 padres para hacer una visita guiada de tu escuela. Ningún padre o niño tiene que estar sin acompañante.

4. No tomar nota de la gente que han venido y evaluar su grado de interés o motivos de visita.

Te aconsejo preparar una hoja con un cuadro que contenga las siguientes columnas: nombre del niño, nombre del padre, nombre de la madre, apellidos, edad del niño, teléfonos, email, dirección, interés, comentarios, cómo han conocido el evento, etc.. Puedes pedir estos datos o bien justo a la entrada de los padres o bien justo antes de que se vayan (cuando ya tienes más confianza con ellos). Estos datos son fundamentales para hacer un seguimiento de calidad y también analizar el tipo de cliente potencial que tienes y saber qué medio publicitario ha funcionado mejor.

5. No tener personal suficiente.

En este tipo de jornada, es difícil prever con antelación cuántas personas vendrán. Mejor que tengas todo a tu personal o el personal más importante para asegurar un acompañamiento óptimo de los visitantes y así dar una imagen de organización eficiente.

6. No prever un regalo o una atención para los que te han visitado.

Los padres que han venido tienen que irse con algo más que un solo folleto con tus servicios y tarifas. ¿Porqué no regalarles un imán con tu logo, un peluche mascota de tu Escuela, etc….? O bien organizar durante la jornada la actuación de un payaso o un cuentacuentos o marionetas. La idea es dejar una huella positiva en la mente de las familias. Una persona que se ha molestado en venir siempre merece una atención especial.

7. No hacer seguimiento – mandar un email o hacer una llamada.

Solo por una cuestión de respeto, deberías mandar como mínimo un correo electrónico de agradecimiento. No un correo largo, sino unas breves líneas de agradecimiento y un pequeño mensaje positivo. En tu firma, repite los datos de contacto de tu escuela y tu sitio web/blog/facebook/twitter.

 

Espero que esta lista de errores comunes te sea útil a la hora de preparar las próximas jornadas de puertas abiertas de tu Escuela Infantil.

¿ Algún error o alguna idea que funcionó bien en las últimas puertas abiertas que organizaste? Menciónalo en los comentarios!

Hace poco fui al médico para una hacer una revisión. Hay algo que no entiendo con algunos médicos: son inteligentes, han estudiado mucho, ven mucha gente cada día, tienen reconocimiento social pero… ¡te tratan mal! No sonríen, casi no te saludan cuando entras en la consulta, miran todo el rato el ordenador (pasan más tiempo tecleando que hablando contigo), te hacen algunas preguntas pero no te explican nada. ¡Parece que le estás molestando! Usan su autoridad moral – la justificación de lo que dicen es: porque lo digo yo.

Siempre me he preguntado. ¿Tendrán en sus estudios de medicina una asignatura “Relación con los pacientes” o “Pedagogía” o “Psicología del paciente”?

REALIDAD: relacionarse con los pacientes o con los clientes tiene mucha similitud. Un profesional tiene un conocimiento, una experiencia que el cliente no tiene y es por eso que acude a él. Es a través de las conversaciones con nuestros clientes que valoramos el trabajo que realizamos. La opinión de un cliente es fruto de las interacciones con el personal de la Escuela.

ESTO ES LO QUE TIENES QUE RECORDAR

Cuando un padre nos hace preguntas, es buena señal. Los que preguntan son los que se preocupan más por sus hijos y porque las cosas vayan bien. Te dan información sobre sus necesidades aunque no las expresen directamente. Cada pregunta que hace un padre es una ocasión única para:

  1. Empatizar con él tratando de explicarle lo que hacemos,
  2. Demostrar nuestra profesionalidad expresándonos lo más claramente posible,
  3. Valorar el trabajo que se realiza (el porqué de lo que hacemos),
  4. Comunicar nuestra pasión y entusiasmo al realizar nuestro oficio.

EJEMPLO CONCRETO: Antes de una salida a la piscina, algunos padres te pueden preguntar: ¿Todo irá bien, verdad? ¿Qué responder a parte de “¡No te preocupes que lo van a pasar bomba!”?

Tómate 2 minutos para decirle al padre o a la madre: “Entiendo tu inquietud (empatizar), pero ten en cuenta que vamos en una piscina prevista para la acogida de niños y todo nuestro personal ha seguido una formación especifica para esta actividad (profesionalidad). Cuando tu hijo esté en el agua, será en brazos de una educadora. No olvides que esta es una actividad muy importante para el desarrollo psicomotor de tu hijo; mejorará el control de su cuerpo y le proporcionará calma y relajación al desgargar su energía física de manera controlada (valorar el trabajo). Pero también es muy lúdico y  disfrutará mucho. ¡Haremos juegos muy divertidos (entusiasmo)!

Relacionarse bien con los padres hará que ellos entiendan más el valor de tu servicio, te recomendarán a sus amigos, pero sobre todo, hará que tu trabajo sea más satisfactorio como profesional de la educación.

¡A disfrutar de las relaciones con los clientes!

El artículo sobre “Transformar una llamada telefónica en una oportunidad para tu escuela” ha generado muchos correos de agradecimiento y algunas preguntas. Así que os propongo seguir con el tema “comercial” y hablar de otra etapa muy importante: la visita.

RECORDATORIO: Hay una ley matemática entre número de clientes y número de visitas. Todos los clientes que tienes hoy han visitado tu Escuela antes de contratar contigo. 0 visitas = 0 clientes nuevos o bien:

0 visitas exitosas = 0 clientes…

REALIDAD: La dirección de la Escuela gasta mucha energía en dar a conocer la Escuela y dedica tiempo y esfuerzo en promocionarla. ¿Para qué todo esto? Para generar visitas y transformar visitas en nuevos niños para la Escuela Infantil. Si el objetivo de una de tus acciones de promociones no es este, piénsalo dos veces antes de gastar tu dinero…

Volviendo a mi experiencia personal, os cuento cómo fue la visita:

  • Nada más sentarnos en el despacho de la Directora, sin dirigirnos la palabra, empezó a imprimir papeles y a enfadarse con la impresora.
  • A los 5 minutos, ya teníamos en la mesa todos los papeles impresos y la directora nos enseño las tarifas. Sin decir nada, ella empezó con tachar unos precios y proponernos descuentos.
  • Hemos preguntado varios puntos y dudas que teníamos y la mayoría de las veces, ella no parecía muy segura en sus respuestas o bien daba respuestas que no eran muy positivas. Teníamos la sensación de “sacarle” información. Ella no nos hizo ninguna pregunta.
  • Durante la visita de las instalaciones, había aulas cerradas (no había niños durante nuestra visita) que no quiso abrir porque no tenía la llave.
  • Nos despedimos y ella nos dejo los papeles haciendo hincapié en el rollo administrativo que suponía. No ha apuntado ningún datos sobre nosotros y nuestro hijo.

¿Salimos de esta visita con buena impresión y ganas de dejar a nuestro hijo?

No…

ESTO ES LO QUE TIENES QUE HACER:

  1. Descubre las personas que tienes en frente de ti: haz preguntas sobre la situación, lo que buscan, lo que valoran. No se puede satisfacer a alguien si no sabes cuales son sus necesidades. En el caso de una madre que tiene que dejar su hijo, podríamos decir: no se puede reconfortar alguien si no sabes cuales son sus temores. No empieces con los precios – los abordarás al final.
  2. Trata las preguntas y objeciones como oportunidades: Tómate todas las preguntas como algo positivo. Demuestra que lo tienes todo pensado. Intenta no solamente responder a la pregunta sino trata de explicar el porqué de las soluciones que usas.
  3. La visita de las instalaciones es un ejercicio de transparencia: no dejes que haya rincones oscuros o aulas cerradas donde no se pueda entrar. Los padres quieren sentir que todo está limpio e impecable y que no se esconde nada.
  4. Trata de los precios con toda naturalidad: déjales el folleto de información de tu escuela y tus tarifas. Es un buen momento para dar un regalito o una atención a los padres y al niño (un pequeño juguete). La idea es tener un gesto amable.
  5. Inscribe al niño en una lista: llámala lista de espera, lista de reserva, lo que sea. La tengas o no, los padres tienen que saber que ya estas preparando un hueco para su hijo; que les estas reservando la plaza. ¡Nadie que te haya visitado tiene que salir sin estar inscrito en tu lista! Y si realmente tienes lista de espera, ten cuidado de no parecer soberbia. Los padres tienen que salir de esta visita con ganas de dejar a su niño en tu Escuela y pensando que el proceso de inscripción es sencillo.
  6. No olvides hacer un seguimiento. Una persona que te ha visitado agradecerá tu atención. Al día siguiente, manda un email de agradecimiento de la visita y aprovecha para hacer hincapié en los puntos que esos padres consideraban importantes. Luego, si no has tenido noticias, no olvides llamarles en la fecha acordada con ellos. El objetivo de la llamada será saber si han madurado su decisión.

Si sigues esos consejos, te sentirás más cómoda durante las visitas. Además, serán un momento agradable y profesional en el que demostrarás el valor de tu Escuela.

¡Buena visita!

 

 

 

 

 

Hace unos días he visitado con mi mujer una escuela infantil para uno de nuestros hijos. La verdad es que nos ha sorprendido el trato que hemos recibido. Por fuera, es una Escuela totalmente nueva con instalaciones que dan ganas de visitar, pero una vez establecido el contacto telefónico y la vista, todo fue desastroso…

RECORDATORIO: Hay una relación matemática (reto a cualquier persona a mostrarme lo contrario) entre el número de llamadas, el número de visitas de la escuela y su tasa de ocupación  o al potencial de su lista de espera.

Si nadie llama, pocos visitarán. Si nadie visita la escuela, nadie será cliente.

REALIDAD: Generar llamadas y visitas es el primer paso de cualquier acción de promoción de la escuela. Las Escuelas dedican mucho tiempo y dinero en promocionarse pero todos estos esfuerzos no servirán en absoluto si cuando reciben una llamada o si cuando les visitan no controlan estas etapas. Lo más importante son los primeros contactos con los clientes potenciales. La llamada telefónica, la visita. Lo más grave sería hacerlo mal durante estas etapas. Porque no habrá otra oportunidad. ¡El primer contacto sólo existe una vez! Son momentos de verdad. Alguien te ha llamado o ha cruzado tu puerta porque cree que podrías darle un servicio que esta buscando. Alguien que tiene una necesidad está al otro lado del teléfono o enfrente de ti, en tu despacho. No está de paseo o de excursión. No llama para perder el tiempo. No te visita para pasar el rato. Está aquí para contratar una escuela infantil. 

Cuando llamó mi mujer y preguntó si podía visitar la Escuela la directora contestó: “Si, pasate cuando quieras… Adiós”… Mi mujer no se sintió particularmente bien tratada.

Todo el mundo quiere sentirse bien tratado. Para tratar bien a alguien, se requiere personalización y organización. Cuando alguien te llama, tienes que dirigir tu la conversación para alcanzar tu objetivo. Pero…¿ Cuál es el objetivo cuando recibo una llamada de información? ¿Responder a las preguntas? ¿Informar de los horarios de visita? ¿Hablar lo más posible sobre mi escuela? ¿Hacer que me paguen ya por transferencia una matrícula?

CONSEJO: Cuando recibes una llamada de información, tu único objetivo es hacer que la persona venga a visitarte. Solo eso. Nada más, nada menos.

Recuerda la ley matemática. Si nadie visita tu escuela, nadie será cliente

ESTO ES LO QUE TIENES QUE HACER:

  1. Preséntate, di tu nombre y tu cargo. No hay nada peor que hablar con alguien que no se presenta.
  2. Haz que tu interlocutor se sienta atendido, con un trato personalizado. Pregúntale su nombre y el nombre de su hijo o hija que irá a la escuela.
  3. Prepara un par de frases de presentación de tu Escuela en las que se resumen las cosas que son vuestros puntos fuertes y que os hace diferentes. Recuerda: 2 o 3 frases no más. No te lances en una venta por teléfono de tu escuela. El resultado sería aburrido para tu interlocutor. No gastes tus cartuchos ahora y guárdalos para la visita.
  4. Recuerda, el objetivo es hacer que tu cliente potencial te visite. Propón una cita a tu interlocutor: “¿María, que le parece pasar este mismo miércoles a las 18:00 o el Jueves a las 16:00?”
  5. Prepara un email de confirmación de dicha cita que mandarás nada más colgar el teléfono. En este email, puedes aprovechar para indicar un vínculo en tu web, tu blog, tu página de facebook o tu cuenta twitter.

Si respetas esos pasos, te aseguro que aumentarás tus visitas y matemáticamente aumentarás tu tasa de ocupación de la Escuela. ¡Buena suerte!