Hace poco mi mujer y yo asistimos a un evento “puertas abiertas” de un posible colegio para nuestro hijo mayor. La jornada nos pareció muy interesante y he aprovechado la ocasión para apuntar lo que podrían ser los 7 errores más comunes a la hora de hacer este tipo de evento.

Las “puertas abiertas” son una herramienta muy potente para promocionar tu centro. Es una ocasión única de mostrar a la gente el interior de tus instalaciones y comunicar tu pasión y entusiasmo dentro de tu Escuela. Sabemos que lo que se ve en la fachada de tu Escuela no siempre transmite todo lo bonito que hay dentro.

Y recuerda el teorema básico

0 visita = 0 cliente

Así que manos a la obra para repasar los 7 errores a evitar:

1. Escatimar sobre la publicidad de tu evento

Asegúrate de difundir adecuadamente la información de tu evento: Folletos, carteles, publicidad en revistas, anuncios en Google, correos a la gente del barrio. Haz lo que suele funcionar mejor según tu experiencia en tu zona. Pero cuidado con los folletos o anuncios ya que llevan tu imagen, así que nunca buzonees fotocopias o folletos demasiados pequeños. Tampoco uses un viejo dibujo para una publicidad en una revista. Hacer un diseño bonito para tu publicidad será un dinero muy bien invertido. Tener en tu página web un apartado “puertas abiertas” con detalles de tu evento es también fundamental.

2. No dar a la gente una información completa de lo que ofrece tu Escuela con precios y condiciones

Las personas que te visitan tienen que irse de tu Escuela con una idea clara de lo que ofreces y cuáles son tus diferencias. No olvides recibirles de una forma adecuada (ver el artículo sobre cómo hacer que tus visitas sean exitosas) y sobretodo explica tus servicios y presenta las tarifas asociadas.

3. Dejar que la gente vaya a cualquier sitio sin ser acompañados.

“Puertas abiertas” no significa “descontrol”. En cuanto lleguen los padres, asegúrate de formar grupos de 3 o 4 padres para hacer una visita guiada de tu escuela. Ningún padre o niño tiene que estar sin acompañante.

4. No tomar nota de la gente que han venido y evaluar su grado de interés o motivos de visita.

Te aconsejo preparar una hoja con un cuadro que contenga las siguientes columnas: nombre del niño, nombre del padre, nombre de la madre, apellidos, edad del niño, teléfonos, email, dirección, interés, comentarios, cómo han conocido el evento, etc.. Puedes pedir estos datos o bien justo a la entrada de los padres o bien justo antes de que se vayan (cuando ya tienes más confianza con ellos). Estos datos son fundamentales para hacer un seguimiento de calidad y también analizar el tipo de cliente potencial que tienes y saber qué medio publicitario ha funcionado mejor.

5. No tener personal suficiente.

En este tipo de jornada, es difícil prever con antelación cuántas personas vendrán. Mejor que tengas todo a tu personal o el personal más importante para asegurar un acompañamiento óptimo de los visitantes y así dar una imagen de organización eficiente.

6. No prever un regalo o una atención para los que te han visitado.

Los padres que han venido tienen que irse con algo más que un solo folleto con tus servicios y tarifas. ¿Porqué no regalarles un imán con tu logo, un peluche mascota de tu Escuela, etc….? O bien organizar durante la jornada la actuación de un payaso o un cuentacuentos o marionetas. La idea es dejar una huella positiva en la mente de las familias. Una persona que se ha molestado en venir siempre merece una atención especial.

7. No hacer seguimiento – mandar un email o hacer una llamada.

Solo por una cuestión de respeto, deberías mandar como mínimo un correo electrónico de agradecimiento. No un correo largo, sino unas breves líneas de agradecimiento y un pequeño mensaje positivo. En tu firma, repite los datos de contacto de tu escuela y tu sitio web/blog/facebook/twitter.

 

Espero que esta lista de errores comunes te sea útil a la hora de preparar las próximas jornadas de puertas abiertas de tu Escuela Infantil.

¿ Algún error o alguna idea que funcionó bien en las últimas puertas abiertas que organizaste? Menciónalo en los comentarios!

5 comentarios

  1. muchas gracias nos sirvio

  2. Muchas gracias! Lo aplicaré a mi empresa en la cual estamos a punto de preparar una jornada de puertas abiertas.

    Saludos.

  3. gracias por los consejos! gestiono un club juvenil y es 100% aplicable…

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